La revolución tecnológica de los últimos años y a los avances en materia legal han hecho posible que cada vez estemos más cerca de la tan aclamada "oficina sin papeles". Las novedades en materia legal, que apoyan el uso del documento electrónico con el mismo valor que el documento en papel, y la regulación en el ámbito específico de la factura electrónica, han hecho de la misma una realidad. Existen organismos homologados para la prestación de servicios de facturación electrónica, soluciones para la digitalización certificada de facturas y muchas grandes empresas ya están aprovechando sus ventajas. Pero ¿es esta misma la realidad en el ámbito de la PYME? Afirmamos, sin miedo a equivocarnos, que este no es el caso.

Se ha hablado en numerosas ocasiones de las ventajas que presenta la factura electrónica frente a la factura en papel. Existen cálculos exactos de los ahorros en papel, en impresión, en ensobrado y envío, y en su almacenamiento con la digitalización. Los servicios homologados para el envío de facturas electrónicas barajan hoy un coste de alrededor de unos 20 céntimos por factura que, aunque pueda considerarse mejorable, aún así podría representar posiblemente un cierto ahorro para una PYME. Una de las principales ventajas con el uso de facturas electrónicas se obtiene, sin embargo, cuando las mismas pueden ingresar automáticamente en el flujo de gestión de las empresas para el aprovechamiento automático de sus datos a todos los niveles de la organización. Más allá de los ahorros iniciales, la cuenta inversión-beneficio es más difícil de hacer, lo que no quiere decir que sea menos atractiva.

Normalización de los lenguajes

La facturación electrónica es una parte del modelo de intercambio electrónico de datos entre sistemas de negocio o EDI (Electronic Data Interchange), cuyas ventajas son indiscutibles, siempre y cuando dichos sistemas hablen el mismo lenguaje. El amplio número de documentos y posibles especificaciones que cubre el EDI ha hecho difícil el establecimiento de unos estándares de formato claros, lo que ha dificultado en gran medida el aprovechamiento de sus ventajas potenciales.

Cualquier proceso de normalización reduce los costes y garantiza un mejor servicio al cliente. Y conseguir esta normalización en los formatos de facturas electrónicas debería haber resultado más sencillo que en el ámbito global del EDI, pero por desgracia y hoy por hoy, esto no ha sido así.

Necesidad de certificación

Dado que los ficheros de factura eletrónica son muy fáciles de manipular, se ha establecido que los mismos deben pasar por un intermediario que actúe como autoridad certificadora, con el fin de garantizar su validez legal y fiscal. Dicho intermediario no sólo certifica la autenticidad de los documentos electrónicos, que cada emisor de facturas le envía en formato electrónico y cada receptor se descarga cómodamente desde su servidor, sino que también puede almacenar dichas facturas durante un período legalmente estipulado. Se trataría de un modelo fácil, cómodo y seguro de facturar electrónicamente, si no fuera por la anteriormente mencionada falta de un estándar común en el formato de factura, lo que obliga a que en este formato ya no se tengan que poner de acuerdo sólo el emisor y el receptor, sino también la autoridad certificadora.

En la lenta penetración de la factura electrónica en la PYME española ha influido también otro factor importante. El uso de la factura electrónica en España es un hecho reciente y que se ha introducido históricamente a través de la imposición de grandes clientes, empezando por el ámbito de la automoción, seguido por la gran distribución. La falta de estándares precisos y el uso de formatos distintos (aunque a veces sea en detalles) por cada uno de estos grandes agentes, al margen de las ventajas del sistema de facturación electrónica global, han supuesto para muchos pequeños proveedores la necesidad de manejar diferentes formatos de facturas para cada uno de sus clientes, con el consiguiente sobrecoste para su gestión. Este hecho ha sido la causa para que muchos de estos proveedores perciban la factura electrónica, más que como una ventaja, como una complicación y estas experiencias previas hacen hoy aún más necesario el establecimiento de un estándar universal de formato de factura electrónica, que permita que sus ventajas se aprovechen a todos los niveles del mercado.

Integración en los sistemas de gestión

Además de las dificultades anteriormente enumeradas, para conseguir un óptimo aprovechamiento de la factura electrónica es necesaria una integración con los sistemas de gestión empresariales, tanto en la emisión como en la recepción de facturas. Cada componente de esta doble vertiente requiere unos requisitos específicos.

Por un lado, está la problemática de emisión de facturas, cuya solución técnica resulta relativamente sencilla. Se trata de conseguir que el sistema, debidamente homologado, sea capaz de generar la factura electrónica en vez de la factura en papel, utilizando cualquiera de las normas y formatos existentes. Para aprovechar el uso de la factura electrónica, más allá del simple ahorro de papel, el sistema de expedición de facturas debe estar integrado con pedidos, control de almacén, contabilidad, registro de facturas y tesorería.

En el caso de que entre el programa de recepción de facturas electrónicas y los sistemas de gestión de la empresa no exista una integración, los datos de la misma pueden por supuesto introducirse de manera manual, pero en este caso, gran parte de las posibles ventajas de la factura electrónica se desvanecerían. Así, de lo que se trata es de ir más allá, facilitando una incorporación automática de los datos de cada factura al sistema de gestión de la empresa, a través de un proceso de registro y contabilización automática de facturas, con conciliaciliación automática de albaranes.

Se trataría de contar con un sistema capaz de leer múltiples formatos de facturas electrónicas y de introducirlas dentro de un ERP, completándose a continuación todo el ciclo administrativo, contable, de tesorería, de almacén o de inmovilizados, etc.

Y las facturas en papel...

Dado que las empresas seguirán recibiendo facturas en papel, y de cara a que puedan disponer de un único sistema fundamentado en la gestión de documento electrónico, se contempla la digitalización certificada de facturas, con sistemas informáticos homologados por la AEAT que, gracias a su proceso de digitalización desasistido, garantizan la integridad de la factura electrónica y su mismo valor legal que la factura original escaneada en papel.

Ahora, el uso de un sistema para la digitalización certificada de facturas, que no esté totalmente integrado con el resto del sistema de gestión de la empresa, volvería a llevarnos al proceso de introducción manual y mermaría, en gran medida, las ventajas que se podrían obtener con el manejo de facturas en formato electrónico. La integración a posteriori del sistema de digitalización certificada de facturas con una solución de gestión global, por otro lado, podría resultar costosa y más arriesgada que si esta integración se ofrece de manera nativa.

Entre las principales ventajas de un sistema de gestión global e integrado destacan de este modo, no sólo la disponibilidad de capacidades para la digitalización certificada de facturas, sino también de funcionalidades para el reconocimiento automático que serán las encargadas de interpretar y otrorgar un valor determinado a las diferentes partes de la imagen de una factura digitalizada (por ejemplo, identificar por el logotipo el cliente del que proviene la factura, etc.) con el fin de volcar esta infromación directamente en el flujo de gestión financiero-contable, logística y comercial de la empresa. Dichos sistemas necesitan la definición por la empresa de unos patrones en el reconocimiento de cada tipo de factura y no evitan el necesario proceso de chequeo y corrección, pero dicho proceso en un entorno de integración puede hacerse muy cómodo y rápido.

Una solución transitoria

En definitiva y para aprovechar de manera óptima las ventajas del fichero digital, un sistema de facturación electrónica debería estar preparado tanto para emitir facturas en distintos formatos según el cliente, como para incorporar facturas electrónicas de manera estándar por lo menos en los tres formatos hoy más extendidos, como el formato internacional UBL 2.0, el de Facturae 3.1, en ficheros pdf con firma electrónica, y también estar abierto a incluir el soporte de otros formatos de factura bajo pedido.

A día de hoy, le queda mucho camino por recorrer a la factura electrónica, ya que dispone de pocos sistemas de información que cumplan con estos requisitos de formatos e integración, y con varias soluciones en proceso de homologación de sus funcionalidades. Debido a ello, muchas empresas recurren a contratación de desarrollos a medida para la facturación electrónica, acordes a los formatos de factura que manejen sus clientes y las autoridades certificadoras de estos.

Aún así, la tendencia general es que se vaya cada vez más hacia la estandarización de este tipo de soluciones como módulos complementarios aunque plenamente integrados con los sistemas de gestión de las empresas.

El establecimiento de una norma única también ayudará al abaratamiento de los sistemas de facturación electrónica, una característica especialmente importante de cara a las PYMEs, y eliminará la confusión existente, debida a la proliferación de múltiples formatos y actores que se deben poner de acuerdo.

La principal traba para la adopción masiva de la factura electrónica a todos los niveles de mercado es la falta de un estándar universal, algo que esperamos que resuelva en un futuro próximo.

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