Tal punto de partida han de ser los documentos, como garantes de que todo esté en orden en cualquier entidad. Para facilitar el tratamiento integral y ordenado de la información, emerge la gestión documental, cuyo fin es reforzar tanto la autenticidad como la exclusividad de cualquier documento.

Si algo ha demostrado esta crisis en la que estamos inmersos, es que la correcta gestión de la información ha de ser la clave para reforzar la confianza. Sin ir más lejos, el reciente caso de estafa masiva perpetrado por Bernard Madoff así lo demuestra. Éste fue capaz de hacer recircular billones de dólares sin que sus transacciones generasen alarma alguna; no obstante, tales movimientos quedaron registradas en sistemas de información basados en documentos, pero los organismos reguladores no supieron utilizarlos o actuaron con excesiva desidia. Lógicamente, es algo que difícilmente se repetirá, una vez aprendida la lección.

Los documentos, tanto en papel como en formato digital, son los protagonistas. Precisamente, la documentación digital permitió demostrar la existencia de la trama de Enron y WorldCom a finales de 2001. Y todo al encontrar al auditor de Arthur Andersen destruyendo documentos incriminatorios a medianoche, sin caer en la cuenta de la existencia de copias en formato digital. Tal actitud sólo sirvió para probar su culpabilidad, y es que este contable olvidó que "documento" ya no equivalía necesariamente a "papel", sino a "información".

Nuevos requisitos legislativos y sobreinformación

Las modificaciones legislativas más recientes buscan reforzar la gestión documental, desde que se comienzan a tratar los datos hasta que llegan a las más altas esferas de decisión. De esta forma, es posible garantizar plenamente la confianza y la trazabilidad de la información.

Con este objetivo se aprobó la ley Sarbanes-Oxley en EE.UU, que desde julio de 2002 obliga a todas las compañías a llevar a cabo registros de gestión. Los documentos son un factor clave para probar los casos de fraude, y dentro de una gestión documental mayor, la gestión de registros permite reconstruir cualquier hecho. Así, se facilita la supervisión y es posible saber quién hizo qué y cuándo.

De forma paralela, la sobreinformación también repercute notablemente sobre la gestión documental. Mientras que en los 80 la información existente en todo el planeta se multiplicaba cada seis años, ahora lo hace cada seis meses, con lo que el riesgo de contar con datos desfasados aumenta de forma considerable.

Por este motivo, la gestión documental ha de incluir también la gestión de los registros, y no únicamente porque lo exija la ley. Con ello, es posible mejorar la capacidad de toma de decisiones y la agilidad, algo imprescindible para cualquier gestor moderno.

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