Hoy, la manera de comunicarse preferida de muchas personas es enviando un SMS a través del móvil, poniendo un comentario en su red on-line favorita o enviando un mensaje a través de Twitter, simplemente para decir que se acaban de levantar o que van a salir a cenar.

El crecimiento de las plataformas de redes sociales ha sido descomunal. Millones de personas con acceso a Internet en todo el mundo son miembros de una o más redes sociales, con una presencia online permanente a través de la cual se crean perfiles o se comparten fotos y reflexiones. Dichas personas, de este modo, emplean horas y horas para estar al tanto de lo que hacen con su vida sus 400 amigos (algunas veces más).

El tiempo empleado en usar aplicaciones de redes sociales es una de las razones por las que muchas empresas son reacias a permitir que sus empleados accedan a sitios como Facebook, MySpace y LinkedIn durantes sus horas de trabajo. Si a esto se le añade el tiempo empleado en la navegación por Internet para fines no laborales, el punto de vista de los empresarios no parece desacertado. Al mismo tiempo, sin embargo, las compañías están empezando a reconocer que las redes sociales sí cuentan con ciertas ventajas y que existen compañías que han adoptado estas aplicaciones como otro vehículo para obtener presencia en la Red y ampliar su público objetivo.

Beneficios que aportan las redes sociales

Expansión de las oportunidades de negocio. Las redes sociales dan a los negocios una gran oportunidad para ampliar su círculo de contactos. Al usar Facebook, por ejemplo, una pequeña empresa puede alcanzar miles de contactos sin un gran esfuerzo publicitario. Con un buen perfil corporativo y pocos costes, se abre un nuevo mercado, así como oportunidades para generar negocio.

Toque personal. Las redes sociales permiten a las organizaciones seleccionar determinados grupos o individuos y llegar a ellos de una manera personalizada. Las empresas pueden animar a sus clientes a convertirse en "contactos" o "amigos", alegando que pueden beneficiarse de descuentos especiales exclusivos para los contactos online. Este toque personal no sólo es apreciado, sino que puede dar a las empresas acceso a la red de contactos del cliente.

Mejora de la reputación. Construir redes sociales sólidas puede ayudar a una empresa a mejorar su reputación con la menor inversión publicitaria posible. Las redes sociales pueden mejorar la imagen de una organización como líder de opinión en un campo concreto, consiguiendo que los contactos reconozcan la fiabilidad de la compañía y la valoren como una fuente de soluciones que cumplen sus requerimientos.

Marketing low-cost. Una vez que las redes sociales se han establecido y la gente se familiariza con la marca, las organizaciones pueden usar estas aplicaciones para lanzar campañas de marketing, anunciar ofertas especiales, hacer importantes anuncios y dirigir a la gente interesada a la página web de la compañía. Podemos decir que se trata de publicidad gratuita y que el único coste para la compañía es el tiempo y el esfuerzo requeridos para mantener la red en la página web oficial.

Cuáles son los peligros

Es importante señalar que los sitios de redes sociales como Facebook, no suponen como aplicaciones un problema para las organizaciones. Son las personas que los utilizan las que pueden ser un motivo de preocupación. Estos usuarios son la raíz de cinco problemas clave para las empresas:

Productividad: Una de las razones por las que muchas organizaciones están a favor de prohibir el acceso a redes sociales en el trabajo es el hecho de que los empleados ocupen mucho tiempo para actualizar sus perfiles a lo largo del día. Como ejemplo, si en una empresa de 100 personas, cada empleado invirtiera 30 minutos al día en estas redes, la compañía perdería 13.000 horas de productividad sólo en un año. Aunque esta última estimación pueda parecer exagerada, las organizaciones prestan mucha atención a las cuestiones ligadas a la productividad de los empleados y sobra decir que 50 horas diarias de trabajo no productivo chocan con la adecuada gestión de una compañía.

El acceso sin límites a las redes sociales en el trabajo también puede afectar negativamente al clima laboral. Muchos trabajadores no ven con buenos ojos el que sus compañeros empleen su tiempo consultando redes sociales, sobre todo, cuando existe sobrecarga de trabajo. El impacto del acceso a estos sitios, por tanto, es mayor si no se toman acciones contra estos abusos.

Recursos: Aunque las actualizaciones en sitios como Facebook o LinkedIn pueden no ocupar mucho ancho de banda, la disponibilidad de esta capacidad puede crear problemas para los administradores informáticos de la compañía cuando se crean enlaces a videos en estos sitios (o se utilizan páginas como las de YouTube). Navegar por Internet tiene un coste, especialmente cuando se requiere mucho ancho de banda.

Virus y malware: las organizaciones pasan por alto esta amenaza muy a menudo. Los hackers son atraídos a estas redes sociales porque ven un potencial para cometer fraudes y lanzar ataques de spam y malware. Existen alrededor de 50 mil aplicaciones disponibles para Facebook (según indica la propia compañía) y mientras ésta no pueda ofrecer toda la protección posible contra el malware, estas aplicaciones de terceros pueden no ser del todo seguras. De hecho, algunas pueden ser utilizadas potencialmente para infectar los ordenadores con códigos maliciosos, lo que a su vez puede usarse para recopilar datos de los usuarios.

La mensajería en los sitios de redes sociales también es un problema. El gusano Koobface es sólo un ejemplo de cómo se utilizan los mensajes para extender códigos maliciosos y gusanos. Una infección por este tipo de malware es lo último a lo que se querría enfrentar un administrador informático.

Ingeniería social: esta actividad puede desembocar en el robo de datos o de la identidad personal y corporativa. La ingeniería social se está volviendo un arte muy elaborado y cada vez son más las personas que resultan víctimas de estafas online que parecen genuinas. Un mensaje malintencionado y convincente, podría conseguir que los usuarios proporcionen datos personales, tales como números de la seguridad social, detalles de su empleo u otra información importante. Al recopilar esta información, el riesgo del robo de datos crece exponencialmente.

Por otro lado, mucha gente tiene el hábito de compartir detalles personales en sus perfiles de las redes sociales. Mientras estos usuarios nunca revelarían cierta información al conocer a alguien por primera vez, no temen mostrarla en Internet para que todo el mundo la pueda ver en su perfil, su blog personal u otro sitio de redes sociales, a los que también podrían acceder los cibercriminales.

Responsabilidad legal y reputación: aunque no ha habido grandes pleitos que hayan puesto en evidencia a los sitios de redes sociales, las organizaciones necesitan observar a sus empleados, ya que éstos pueden estar haciendo comentarios públicamente, por ejemplo, acerca de sus jefes.

Una joven empleada escribió en su perfil que su trabajo era aburrido y pronto recibió una notificación de despido por parte de su jefe. ¿Y si un empleado descontento decide quejarse de un producto o sobre las ineficiencias de la compañía en su perfil? Las implicaciones legales y los daños a la imagen y buena reputación de una empresa podrían ser importantes.

¿Prohibir o no prohibir?

No existe una solución sencilla para cualquiera de los problemas anteriores. Así como los controles internos y la tecnología pueden usarse para controlar el uso que hacen los empleados de las aplicaciones de redes sociales, resulta imposible controlar los comentarios que hacen en estas redes desde casa.

Y éste es el dilema al que se enfrentan muchas empresas hoy en día. Se dan cuenta de que deben cambiar y adoptar estos nuevos métodos de comunicación pero están muy preocupados por sus desventajas y posibles repercusiones, demasiado serias para ignorar.

Son muy conscientes de que cada acción y cada minuto empleado en Internet y en los sitios de redes sociales, puede exponer a la organización a numerosas amenazas de seguridad. Mientras que el incremento de la productividad es una cuestión debatible, los temas relacionados con la seguridad no lo son, ya que son demasiado reales.

Ante esta situación, las empresas tienen tres opciones:
1. Prohibir el acceso a páginas de redes sociales (y también a Internet).
2. Limitar y restringir su uso.
3. Permitir los accesos sin monitorización.

Prohibir el acceso a las páginas de redes sociales puede ser una solución óptima para algunas organizaciones, como puede ser el caso de bancos y departamentos de gobierno, particularmente dispuestos a mantener su status quo.

Muchas pequeñas organizaciones, sin embargo, consideran que tomar una postura demasiado restrictiva podría resultar contraproducente e indicar una falta de confianza hacia sus empleados (algo que, probablemente y hasta cierto punto, sería justificado).

Por otra parte, no es recomendable ofrecer un acceso sin restricciones a las redes sociales. La mejor opción, sería permitir el acceso a estos sitios estableciendo algunos límites (cuándo y quién puede disfrutar de este acceso). Independientemente de la opción que escoja una organización, la misma además debe asegurarse ciertas garantías desde el punto de vista de la seguridad, como: la disponibilidad de un software antivirus actualizado; un firewall y las capacidades técnicas necesarias para poder monitorizar el uso general que hacen de Internet los empleados, y la capacidad para monitorizar los sitios de redes sociales, en particular.

Lograr un equilibrio

Lo que es preocupante de las redes sociales es que animan a las personas a dar toda la información posible de sí mismas. Incluso los usuarios más prudentes pueden facilitar datos que no deberían. Al mismo tiempo, casi todo el mundo (incluso los más altos directivos) tiene su propio perfil en alguna red social y aprecian la idea de mantener el contacto con amigos y compañeros a través de esta interfaz.

Si una organización se plantea permitir el acceso de sus empleados a estos sitios, habría que seguir algunos consejos básicos:

1. Restringir el acceso. Dar a los empleados la oportunidad de acceder a las redes sociales sólo durante su tiempo de descanso, antes y después del horario de oficina. Instalar un software que tenga filtros para estas webs dota a los administradores de la capacidad de implementar el acceso de tiempo limitado a estos y otros sitios.

2. Educar al equipo de trabajo. Esto es muy importante. La mayoría de los empleados no son conscientes de que sus acciones pueden causar graves daños a la seguridad de la organización. Es conveniente hacerles ver de una manera sencilla cómo un simple click a un enlace que reciban o la descarga de una aplicación puede infectar con malware su ordenador o la red corporativa entera. Además, no deben pinchar en enlaces sospechosos y estar atentos a la hora de ofrecer detalles personales en Internet. Sólo porque los empleados sean lo bastante listos para tener un perfil online no significa que sean expertos en tecnología o que tengan un alto nivel de conocimiento en materia de seguridad.

3. Establecer políticas de uso y seguridad. Una buena práctica podría ser que todos los empleados de la organización firmen cualquier política sobre el uso de Internet en el trabajo, el acceso a los sitios de redes sociales y qué están autorizados a hacer y a decir en la Red durante las horas de trabajo. La monitorización de toda la actividad en Internet es importante. Los empleados deberían ser conscientes de que sus acciones en la Red están siendo registradas y que el hecho de no suscribir las políticas de la compañía en esta materia podría ocasionar acciones disciplinarias y/o de despido.

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